ACTIVIDAD 3 ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

EJEMPLO 2 DE UN SITEMA DE INFORMACIÓN

RASTREO DE PAQUETES DE UPS CON COMPUTADORAS DE PLUMA

Más de 65,000 choferes de UPS están usando computadoras de pluma y portátiles telecomunicaciones para mejorar la exactitud de sus registros de entrada de paquetes y aumentar su eficiencia al llevar los registros, lo que elimina el papeleo. Cada computadora tiene un teclado, un escáner de código de barras infrarrojo, una pequeña pantalla de despliegue de cristal líquido y un PAD electrónico para capturar las firmas de los clientes. Cuando se entrega un paquete, el chofer ingresa la información de entrega por medio del teclado a una computadora en las oficinas centrales de UPS, utilizando una red de telecomunicaciones. Los clientes están equipados con software que les permite tener acceso electrónico a la base de datos corporativa de UPS a través de Internet y determinar dónde están sus paquetes. De manera alternativa, el cliente puede llamar a un representante de cliente de UPS, quien accesará a la base de datos y le dará la respuesta en algunos segundos.

· Sistema de rastreo de paquetes electrónico de UPS:

1. El chofer de UPS captura los datos en una terminal de mano cuando entrega el paquete.
2. Los datos provenientes de la terminal se ingresan en la microcomputadora en el centro de distribución.
3. Los datos se reenvían a la mainframe de Paramus N.J.
4. Los representantes del servicio al cliente locales y remotos pueden tener acceso a las bases de datos centrales para rastrear la ubicación de un paquete, a petición del cliente.

ACTIVIDAD 3 ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Describa un ejemplo de Sistema de Información y sus cuatro actividades básicas y los elementos que las componen.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

1. ENTRADA DE INFORMACIÓN: Es el ingreso de los datos en el sistema de información.
2. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN: Es una de las capacidades más importantes de la computadora ya que permite al sistema recordar la información guardada en la sesión anterior.
3. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN: Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
4. SALIDA DE INFORMACIÓN: Es la capacidad del sistema de información para convertir la información procesada o los datos de entrada en información para el exterior.

* EJEMPLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE UNA NÓMINA

1. ENTRADA DE INFORMACIÓN
En un sistema diseñado para la producción de cheques de pago, por ejemplo, la tarjeta de registro de llegada y salida de cada empleado sería la entrada inicial.

2. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN
Mantener el registro de todas las horas trabajadas por cada empleado durante la semana, quincena o mes (dependiendo de cómo se realice el pago) en la base de datos. Un método común de organizar los datos almacenados en los sistemas de información es a través de campos (nombre del empleado), registros (nombre del empleado, número de seguridad social, departamento y salario), archivos (Nómina) y bases de datos (Archivos de nómina, conductas del personal y las habilidades de cada empleado).

3. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN
El número de horas trabajadas por cada empleado debe convertirse en un pago neto (cálculo del pago de los empleados, impuestos y otras deducciones de la nómina), compararse, distribuirse, clasificarse y resumirse.

4. SALIDA DE INFORMACIÓN
Cheques de pago de los empleados, reportes dirigidos a administradores y la información que debe suministrarse a accionistas, bancos, organismos gubernamentales y otros grupos.

ACTIVIDAD 2 DIMENSIONES DE LA INFORMACIÓN

DIMENSIONES DE LA INFORMACIÓN

DIMENSIÓN DE TIEMPO

La información contable debe ser:

· Oportuna, para que llegue a tiempo a manos del usuario para que pueda utilizarla y tomar decisiones a tiempo y lograr así sus objetivos, fines o metas.
· Periódica, los estados contables básicos además de elaborarse de acuerdo a normas establecidas, deben presentarse a los usuarios en forma periódica observando el cumplimiento de determinados períodos de tiempo fijados de acuerdo a las necesidades establecidas para cada caso en particular.

DIMENSIÓN DE CONTENIDO

La información contable debe ser:

· Relevante, consiste en seleccionar los elementos de la información que permitan al usuario captar el mensaje y operar con base en ella para lograr sus fines particulares.
· Objetiva, implica que las reglas bajo las cuales fue generada la información contable no ha sido deliberadamente distorsionada y que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.
· Útil, debe representar un valor para quien la recibe o la utiliza, le debe proporcionar conocimientos que le resulten beneficiosos para una oportuna toma de decisiones.
· Confiable, debe tener un alto grado de confiabilidad y reflejar con exactitud los aspectos o las operaciones que se quiere hacer saber, de lo contrario puede conducir a tomar decisiones desacertadas.
· Interna; se prepara para los que toman decisiones desde dentro de la empresa, la frecuencia va a depender de la necesidad. Cada empresa tiene información diferente y diferentes maneras de presentarla
· Externa; son los llamados Estados Contables, los cuales se preparan una vez al año y se presentan a terceros, usuarios que toman decisiones desde fuera de la empresa como los proveedores.

DIMENSIÓN DE FORMA

La información contable debe ser:

· Clara, debe elaborarse y presentarse de manera tal que su contenido pueda ser fácilmente interpretado por parte de quienes la reciben
· Comparativa, debe tener la posibilidad de confrontarla y relacionarla con:
a)Información de otros entes
b)Información del mismo ente a otras fecha
· Comprensible, el mensaje sea correctamente comunicado para facilitar su entendimiento por parte de los usuarios.

ACTIVIDAD 2 DATO-INFORMACIÓN-CONOCIMIENTO

Identifique en un Sistema Contable los conceptos de dato, información y conocimiento, así como las tres dimensiones.

El Sistema Contable se ocupa de obtener, procesar y analizar datos para brindar información acerca de la composición, evaluación y cambios en el patrimonio.

• DATOS

El procesamiento de datos abarca varios aspectos: el reconocimiento y clasificación de los comprobantes; la identificación de las cuentas a intervenir; el registro, que provoca cambios en el patrimonio y por lo tanto implica cálculos y por último el almacenamiento en libros contables. La
posterior preparación de informes es fundamental a la hora de tomar decisiones tanto para los administradores de la organización como para terceros de la misma.

El registro de la actividad financiera se debe llevar en un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.

• INFORMACIÓN

La clasificación de la información se debe llevar en un registro completo de todas las actividades comerciales que implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías.

La información sintetizada en estados contables es indispensable tanto para quienes administran las organizaciones como para terceros relacionados con ellas y se ha transformado en una herramienta fundamental a la hora de tomar decisiones. Una actitud ética en la obtención y manejo de la información como así también una adecuada valoración de los datos será oportuna a los efectos de su utilización crítica.

• CONOCIMIENTO

El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

ACTIVIDAD 1 EJEMPLO DE UN SISTEMA

Un sistema es un mecanismo para generar información, está conformado por entradas, proceso y salidas; algunos autores incluyen la meta como parte del sistema, ya que este hace mención del objetivo que realmente se desea alcanzar. A continuación les presento un ejemplo de sistema llevado a cabo en el campo cinematográfico.

SISTEMA EN EL CINE