CASO 2 MATUTANO FRITO LAY (continuación)

5. Explica con base en el modelo de Cadena de Valor, ¿Cómo la tecnología influyó en procesos de reparto de productos?

MATUTANO FRITO LAY

CASO 2 MATUTANO FRITO LAY

1. Identifique y explique los tipos de sistemas de información.

a) SISTEMA DE RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS: Se basa en los repartidores, quienes provistos de computadoras portátiles registran en cada punto de venta los productos que deben reabastecerse y los que deben devolverse.
b) SISTEMA DE CÓDIGO DE BARRAS: Los artículos pasan por un lector óptico de barras, la computadora de inmediato registra y despliega el monto de la venta, el cliente recibe la lista de productos con sus precios, a la vez que toda la información del inventario se almacena en el sistema de información.
c) SISTEMA DE INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS: El vendedor analiza los datos que tiene en existencias en sus almacenes y genera la orden de compra para su cliente. Hay una mejora de la información, fortalecimiento de las relaciones y comunicación vendedor-cliente y un incremento de la eficiencia en el servicio. El vendedor resuelve las necesidades y exigencias especiales de sus clientes con exactitud y rapidez.
d) SISTEMA DE COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA CON EL PROVEEDOR: Los vendedores transmiten los datos a la computadora central de su sede correspondientes de las transacciones realizadas en el día, manteniendo actualizada sus bases de datos de productos, precios, inventarios, tiempos de entrega, etc.
e) SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EIS): Apoyan tomas de decisión que, por su misma naturaleza, son repetitivas y estructuradas, así como las decisiones no repetitivas y estructuradas. La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de tomas de decisiones.


2. ¿Qué ventajas competitivas dio a Frito-Lay el uso de sistemas de información?

a) REDUCCIÓN DE COSTOS: El hecho de contar con computadoras portátiles hizo que disminuyera el papeleo y permitió a los directivos disponer de mejor información sobre la evolución diaria de las ventas, dato de esencial importancia que les permitió responder rápidamente y con menores costos a los gustos y preferencias del mercado.
b) CREACIÓN DE BARRERAS DE ENTRADA: Los competidores de Frito-Lay tuvieron que desarrollar sistemas similares, hasta el punto de que es difícil concebir en negocio de los snacks sin pensar en una red de repartidores provistos de terminales portátiles.
c) DIFERENCIACIÓN DEL SERVICIO: Con la recolección de datos, los clientes de Matutano o Frito-Lay tienen un registro de sus ventas, el consumo de cada cliente es conocido, así que el vendedor se puede anticipar a sus exigencias.
d)ENGANCHAR A LOS COMPRADORES: Al momento de responder a las exigencias del mercado y a las preferencias de los consumidores con exactitud y rapidez.

3. ¿En qué consistió la utilización inteligente de los datos?

La utilización inteligente de datos consistió en saber cómo utilizar los datos recaudados de los clientes al momento de hacer la venta, esto permitió crear un sistema de recolección de datos de los clientes para poder anticipar sus necesidades y exigencias y, sobre todo, permitió desarrollar un sistema de información para ejecutivos (EIS).

4. ¿Qué hubiera haber pasado si Frito-Lay hubiera modificado su sistema de reparto?

Si Frito-Lay no hubiera modificado su sistema de reparto ahora tendría elevados costos de transacción, la actividades operativas serías difíciles de realizar, habría mucho papeleo, tiempos de espera para el cliente al confirmar su pedido, mayores tiempos de entrega, el servicio al cliente estaría deteriorado, poca lealtad de los clientes, relaciones cliente-vendedor débiles y las empresas no tendrían datos ni información acerca de sus clientes y sus mercados que les permitiera tomar buenas decisiones.

ACTIVIDAD 7 IMPULSOS ESTRATÉGICOS

Documento de ejemplos para generar ventajas competitivas a partir de los impulsos estratégicos.

1. DIFERENCIACIÓN
American Airlines computariza el sistema de reservaciones. El sistema SABRE fue desarrollado por American Airlines a principios de la década de 1970. A la mitad de ese decenio, la compañía empezó a instalar el sistema SABRE en las agencias de viajes de todo Estados Unidos. A pesar de varios intentos por copiarlo, SABRE continuó dominando el mercado. De hecho, en lugar de desarrollar su propio sistema de reservaciones, muchas aerolíneas se están suscribiendo ahora a SABRE.

El sistema no produjo ganancias hasta principio de 1980, pero se mantenía su ventaja competitiva al añadirle continuamente nuevas funciones. Por ejemplo, la línea aérea ha creado un paquete de software de automatización de oficinas para agencias de viaje, llamado Agency Data System, que permite a los agentes de viaje administrar sus oficinas y comunicarse con las líneas aéreas y los clientes. El SABRE incluye ahora reservaciones de hoteles, renta de autos, itinerarios de trenes, boletos de teatro y renta de limousinas. Incluso tiene la característica de que permite a los viajeros usar el sistema interactivamente desde su computadora personal en casa. SABRE fácil (www.easysabre.com) es uno de los servicios de viajes en línea más complejos que permite a los clientes hacer reservaciones y comprar boletos.

2. LIDERAZGO EN COSTOS
Volvo acelera las entregas a los compradores por medio de la red global. La venta de autos se torna más difícil conforme la competencia global se intensifica y se expanden los acuerdos comerciales. Volvo de Norteamérica se conoce por sus autos de calidad, aunque relativamente costosos. Además, los tiempos de entrega son prolongados, por lo que los clientes están optando por adquirir vehículos de los competidores. Se ha considerado una nueva estrategia que implica una compleja red tanto para las operaciones internas como para las aplicaciones de los distribuidores externos. La creación de una red global basada en un sistema de información distribuido en red entre los distribuidores de Estados Unidos y Canadá y las oficinas centrales en Suecia; permite que los pedidos se ejecuten en tiempo real; de tal modo que los inventarios de autos y de refacciones se reducen. Además, Volvo cree que el nuevo sistema ayuda a la compañía a entender quiénes son sus clientes y qué necesitan realmente. Aún más importante, el tiempo de entrega se ha reducido en el caso de autos fabricados a la medida del cliente. El costo de la realización de los negocios también se ha reducido de un modo significativo junto con el precio de los autos.

3. CRECIMIENTO
Geisinger da en el clavo con una intranet. Las organizaciones de asistencia a la salud (OAS) están creciendo con mucha rapidez en Estados Unidos, como un esquema para contener los costos de dicha asistencia. Sin embargo, tales organizaciones enfrentan la competencia entre ellas mismas y con los grupos médicos. Su rápido crecimiento origina problemas de operación ineficiente y de malos servicios a los clientes, como en el caso de Geisinger, una organización de asistencia a la salud rural, en Danville, Pennsilvania.
La compañía creció a través de fusiones y adquisiciones, y tiene 40 sistemas heredados de tecnología de la información diferentes que necesitan actualizarse e integrarse. En 1993, Geisinger empezó a modernizar sus sistemas. Un planteamiento innovador requirió el empleo de una intranet para abordar la complejidad de esta integración. Su intranet no sólo permitió a Geisinger integrar sus sistemas sino que también posibilitó a la organización de asistencia a la salud ofrecer servicios innovadores como “llamada a la enfermera”, que brinda medios a los pacientes para comunicarse con sus enfermeras. Los pacientes pueden preguntar fácilmente cuestiones médicas a través de la intranet. Además, Geisinger instaló un sistema de administración clínica para trabajar con su intranet. Los doctores utilizan cámaras digitales para fotografiar las lesiones en los pacientes y es posible tener acceso a estas mismas a través de la intranet. Al disponer de información de los pacientes en la intranet se reducen las peticiones innecesarias de análisis y de rayos X. La intranet también se está utilizando en la educación de los pacientes, la administración de los recursos humanos, el papeleo rutinario y los sistemas bibliográficos. Los pacientes pueden visitar la página principal para encontrar una lista de 20 procedimientos, descritos en términos no técnicos, que se efectúan en el departamento. Geisinger nombrada como la primera organización de atención a la salud en red de 1996, utiliza su intranet para mejorar su calidad, creatividad e innovación. Por otra parte, la utilización de su intranet ayuda a la compañía a reducir costos y trabajo innecesario.

4. ALIANZAS
El intercambio electrónico de datos ayuda a MacGregor Golf Company a competir. Los fabricantes de palos de golf y de otros implementos y accesorios de este deporte se enfrentan a la competencia. MacGregor Golf Company, un pionero sobreviviente de esta industria, no es la excepción. MacGregor Golf Company vende sus productos a grandes minoristas, K-mart y Service Merchandise. La compañía tiene una ventaja competitiva en términos de calidad y de servicio al cliente. Sin embargo, sostenerla se ha vuelto mucho más difícil. Recientemente, este fabricante decidió mejorar las relaciones con sus minoristas al reequipar sus sistemas de información con software de vanguardia y mediante el empleo electrónico de datos (EDI) para mejorar el procesamiento de transacciones. MacGregor Golf Company recibe y registra órdenes de compra en el intercambio electrónico de datos, y las transfiere para su procesamiento adecuado a través de una intranet. Las facturas de los clientes se elaboran en la noche. El sistema ha aumentado el número de pedidos 25% durante el primer año. También ha ahorrado a la compañía en costos de inventario.

5. INNOVACIONES
Otis está utilizando tecnología de la información para obstruir a la competencia. El servicio de mantenimiento gratuito de elevadores Otis y los elevadores autodiagnosticables han obstruido a los proveedores de mantenimiento de la competencia en este lucrativo negocio. Con su sistema de servicio al cliente en línea, Otis puede atender rápidamente las peticiones de reparación, debido a que tiene acceso a la historia de mantenimiento del elevador. Puede ubicar y despechar al mecánico apropiado desde casi cualquier lugar de Estados Unidos, y registrar el trabajo del mecánico con el fin de servir de base para reparaciones futuras. Otis ha instalado subsecuentemente teléfonos en los elevadores para comunicaciones de mantenimiento directas, las cuales han desestimulado aún más los esfuerzos de los competidores.

ACTIVIDAD 6 MAPA MENTAL DEL MODELO DE PORTER

Elabore un mapa mental, ejemplificando a una empresa en su entorno competitivo a partir del modelo de Porter.

WAL-MART

CASO 1 ALIMEX

1. ¿Qué tipo de sistemas de información identifica en la empresa? Explique su respuesta.

La empresa Alimex, tomó la decisión de implantar un sistema de información por lo que se optó por contratar una casa especializada en software, quien le realizó un programa a la medida. Se creó una red Novell y una serie de módulos desarrollados en Fox Pro para Dos. Los sistemas de información que se identifica son los:

*SISTEMAS TRANSACCIONALES: Cuando los sistemas de información automatizan los procesos operativos dentro de una organización, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones, tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etcétera.

*SISTEMAS ENFOCADOS A LA MEJORA DE LA TOMA DE DECISIONES: Cuya función es la manipulación de la información con el fin de apoyar y fundamentar la toma de decisiones. Como el SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES, que proporciona información que sirve de apoyo en el proceso de toma de decisiones.

2. ¿A qué nivel de la organización apoyan dichos sistemas?

Primero sirven para apoyar las tareas de nivel operativo de la organización, y a medida que evolucionan, continúan con los mandos intermedios posteriormente apoyan a la alta administración. En la empresa Alimex, los módulos donde se establecieron fueron: ventas, embarques, cuentas por cobrar, producción, control de calidad, compras, inventarios de materia prima, inventarios de producto terminado, inventario de refacciones, contabilidad, nómina y cuentas por pagar.

3. ¿Qué ventajas han obtenido la empresa con los nuevos desarrollos tecnológicos?

Las ventajas que ha obtenido la empresa Alimex con la nueva implantación de los sistemas de información son:

· El departamento de compras recibe en forma automática las requisiciones
· Punto de reorden, debido al eficiente sistema de inventarios
· Ahorro de trabajo de contabilidad
· Simplificación de procesos
· Reubicación del personal
· Ahorro en costos de operación
· Contar con información para la toma de decisiones

4. ¿Considera necesario cambiar la plataforma de sistemas de la empresa?

Si lo considero necesario, porque los sistemas de información van evolucionando rápidamente y para que la empresa tenga una ventaja competitiva debe de estar a la vanguardia en estos sistemas, además el sistema que usa la empresa es un sistema de gestión de bases de datos y no se le considera como un sistema de administrador de bases de datos relacionados por no soportar las transacciones.

5. Para la implementación del sistema integral de administración, ¿Qué problemas organizacionales y tecnológicos enfrentará la empresa?

Aunque la empresa ya ha pasado por un cambio drástico que fue eliminar los procedimientos manuales por la automatización de los procesos con el sistema instalado, la empresa va a volver a sufrir la transformación ya que el Sistema Integral de Administración logra automatizar casi en su totalidad los procesos operativos y apoya a los procesos básicos funcionales de una empresa. Algunos de los problemas organizacionales sería la aceptación del nuevo sistema por parte de los trabajadores, ya que muchos se rehúsan por la costumbre, por lo que la empresa deberá capacitar de nuevo a sus empleados y reubicarlos. Un problema tecnológico sería la inversión que debe realizar al adquirir este nuevo sistema ya que conlleva a comprar computadoras más sofisticadas.

6. Investigue que opciones de sistemas integrales de administración (ERP) puede implementar la empresa.

SAP
Fundada en 1972, SAP es el proveedor líder de soluciones de negocio para todo tipo de industria. SAP, compañía pilar en la industria de software empresarial, es además el tercer proveedor independiente de software del mundo. Emplea a más de 55.000 personas en más de 50países. Nuestros profesionales están comprometidos en proveer soporte
y servicios de alto nivel a nuestros clientes.
SAP ha utilizado su experiencia para desarrollar SAP Business Suite, la familia de soluciones de negocio que cubre las necesidades de la economía actual. SAP Business Suite permite trabajar en
conjunto a empleados, clientes y socios de manera exitosa, en cualquier momento y lugar. SAP Business Suite es abierta y flexible, soporta bases de datos, aplicaciones, sistemas operativos y hardware de prácticamente cualquier proveedor.
Mediante la evolución permanente en tecnología, servicios y desarrollo de recursos, SAP ofrece una plataforma para el crecimiento de negocios que le permitirá acceder a información valiosa, mejorar la eficiencia de su cadena de abastecimiento y construir relaciones duraderas con los clientes. Para consolidar el posicionamiento de SAP como compañía líder en tecnología, se invierte en empresas emergentes que están desarrollando y avanzando sobre nuevas y desafiantes tecnologías. Del mismo modo, a través de SAP Research & Innovation, la compañía introduce nuevas ideas para futuras soluciones de negocio. Con sede principal en Walldorf, Alemania, SAP cotiza en el mercado de valores, incluyendo la Bolsa de Frankfurt y la Bolsa de Nueva York, bajo las siglas “SAP".

ORACLE

Oracle es un sistema de gestión de base de datos objeto-relacional (o ORDBMS por el acrónimo en inglés de Object-Relational Data Base Management System), desarrollado por Oracle Corporation. Se considera a Oracle como uno de los sistemas de bases de datos más completos, destacando:
· soporte de transacciones,
· estabilidad,
· escalabilidad y
· soporte multiplataforma.

Su dominio en el mercado de servidores empresariales ha sido casi total hasta hace poco, recientemente sufre la competencia del Microsoft SQL Server de Microsoft y de la oferta de otros RDBMS con licencia libre como PostgreSQL, MySql o Firebird.

FOURTH SHIFT

Diseñado específicamente para los fabricantes de crecimiento, ERP Fourth Shift le ayuda a mejorar la calidad, la eficiencia y la velocidad de su gama completa de las operaciones de fabricación y obtener mejores resultados.

ERP Fourth Shift ayuda a las empresas a lograr:

· 95-100% de rendimiento en tiempo de envío.
· 95-99% del inventario precisión.
· 62-86% de reducción en el tiempo de entrega del pedido.
· 25-85% de aumento en la rotación de inventario.
· 50-88% de reducción en el tiempo ciclo de fabricación.

Ayudan a los clientes a lograr más rápido el retorno de la inversión y la mejora continua a través de una combinación de expertos, herramientas, metodologías y socios certificados.

ACTIVIDAD 5 EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (RICHARD NOLAN)

Identifique y clasifique a una organización de acuerdo a las etapas de Richard Nolan

CATERPILLAR INCORPORATION

1. ETAPA DE INICIO
CATERPILLAR INC. (CAT) en Peoria, Illinois, es líder mundial en la manufactura de maquinaria pesada. En 1982, la compañía entró en un periodo difícil. Komatsu de Japón, un gran competidor, estaba ofreciendo tractores en Estados Unidos a precios 40% inferiores que los de Caterpillar Inc., por lo que esta última se vio obligada a bajar precios. En 1985 las pérdidas acumuladas ascendían a 953 millones de dólares. Caterpillar, que vende sus productos en todo el mundo, respondió a la crisis de todas las maneras usuales: cerró plantas, despidió trabajadores y redujo costos. Pero las formas usuales no funcionaros; su participación en el mercado disminuyó y las pérdidas aumentaron. La administración decidió que la única solución radicaba en implementar una tecnología de la información de vanguardia. Caterpillar Inc., no sería competitiva globalmente sin ella.

2. ETAPA DE CONTAGIO O EXPANSIÓN
La primera fase del proyecto de tecnología de la información duró 8 años y le costó a la empresa 2,000 millones de dólares. Sin embargo las bondades que le entregaría el sistema de información desarrollado por la empresa serían inimaginables.

3. ETAPA DE CONTROL O FORMALIZACIÓN

La manufactura integrada por computadora (CIM), un sueño de muchas compañías, es una realidad en Caterpillar Inc. Los robots, el diseño y la manufactura asistidos por computadora están funcionando en las distintas plantas. Éstos y otros sistemas computarizados dieron lugar a reducciones en los inventarios de 60% y ahorros de varios millones de dólares. Asimismo, se eliminó la mano de obra no esencial, sesimplificaron los procesos de producción, se cerraron algunas plantas y almacenes costosos, el tiempo para construir un producto se redujeron y las entregas a tiempo a los clientes aumentaron.

4. ETAPA DE INTEGRACIÓN
Se instalaron técnicas de administración modernas, como una Planeación de Requerimientos de Materiales II computarizada, y también se pusieron en operación sistemas computarizados de compra y logísticos. Se instaló un avanzado sistema para manejar las reparaciones y brindar refacciones a los distribuidores y a los clientes. Este sistema permite a los distribuidores suministrar refacciones a sus clientes con rapidez aun manteniendo bajos inventarios.

5. ETAPA DE ADMINISTRACIÓN DE DATOS
Su red global con 7,000 terminales conecta a 50,000 empleados y a 108 distribuidores en 1,000 lugares (Caterpillar usa tanto su red de fibra óptica como su servicio de satélite arrendado). Esta red se usa para un intercambio electrónico de datos, en Internet, en otras aplicaciones de telecomunicaciones y en actividades de una intranet. Los distribuidores y proveedores de Caterpillar Inc., están conectados con un sistema de intercambio electrónico de datos. El 95% de los empleados de la compañía pueden tener acceso a los datos del sistema de información empresarial (una intranet).

6. ETAPA DE MADUREZ
Alrededor de 1993, Caterpillar Inc., se había vuelto más fuerte que sus competidores y controlaba más del 30% del mercado de equipo para la construcción de Estados Unidos. La firma pudo exportar más de la mitad de sus ventas a compradores extranjeros e incluso de conservar sus plantas de manufactura y los empleos en Estados Unidos. Por sus esfuerzos, Caterpillar, Inc., fue ganadora del premio “Excelencia en sistema de información (SI)”. Komatsu cambió su estrategia de equipo para construcción dejando de lado los tractores para evitar la competencia cara a cara con Caterpillar Inc.

ACTIVIDAD 4 SISTEMAS TRANSACCIONALES, TÁCTICOS Y ESTRATÉGICOS

Identifique un ejemplo en una organización de sistemas transaccionales, tácticos y estratégicos.

EMPRESA COLONIAL BUILDING SUPPLY

* Sistemas Transaccionales

Colonial Building Supply es una pequeña compañía que debe competir con cadenas como Home Depot. Hasta hace pocos años, Colonial y otras madereras solían operar “a la fuerza”. Los administradores acostumbraban visitar la maderería y contar físicamente las existencias. En contraste Home Depot utiliza computadoras avanzadas para revisar el inventario y apoyar las decisiones relacionadas con el mismo. En 1998 Colonial instaló su propio sistema contable computarizado en el punto de venta, pero éste llegó a su máxima capacidad rápidamente. Fue imposible incorporar unidades de mano que permitieran recabar información en forma remota sin realizar una gran inversión. Además las operaciones del almacén eran costosas. De igual modo, para mantenerse competitiva, Colonial necesitaba una tecnología que le proporcionara información acerca de los niveles de inventario y de las tendencias de compra de los clientes. La madera es un bien cuyos precios fluctúan diariamente, a veces cada hora. Por ello, las madereras desean mantener grandes inventarios cuando los precios están bajos para cubrir la demanda de los consumidores, y no quieren tener excedentes durante los periodos de precios altos.

*Sistemas Tácticos

Colonial compró un sistema integrado de Dimensions Software. El sistema incluye contabilidad, terminal del punto de venta, control de inventarios, compras/recepción, control y atención del tiempo de empleados, identificación automática, recolección de datos manuales, así como otros módulos más, entre ellos la programación de las salidas de sus camiones. El sistema opera en un
servidor Pentium de IBM con 25 terminales y 25 dispositivos periféricos que ejecutan las funciones mencionadas. El sistema completo se instaló en 5 días. El software vincula diferentes funciones en un solo sistema. Los empleados solo tienen acceso a ciertos menús designados, utilizando para ello una contraseña. Cuando un cliente compra artículos, éstos se descuentan al instante del inventario. El software examina los patrones de compra pasados y las condiciones comerciales futuras y determina de una manera automática las cantidades necesarias para volver a efectuar pedidos. Las órdenes de compra se envían electrónicamente por Internet. El sistema es muy amigable para el usuario y requiere un entrenamiento mínimo.

Las recientes adiciones de Colonial Building Supply incluyen:

1. Un sistema de administración de documentos que los almacena electrónicamente. Cada hoja de papel se explora ópticamente, se clasifica y se archiva de manera que pueda recuperarse con facilidad.
2. Computadoras de mano basadas en radiofrecuencia que recaban datos y los transmiten a la computadora en un forma automática.
3. Computadoras laptop conectadas a un teléfono celular, que permite a los vendedores que están
en el campo, conectarse con la computadora del almacén y verificar la disponibilidad, mientras se encuentran con los contratistas en los sitios de obra.

*Sistemas Estratégicos

Los resultados de este nuevo sistema implantado en la empresa hace que se tengan los menores costos de mano de obra en el registro de datos, la reducción en el inventario y en el espacio de almacenamiento, el rápido acceso a la información, el mejor servicio al cliente y la mayor satisfacción de los empleados, son aspectos que contribuyen a la capacidad de Colonial Building Supply para mantenerse competitiva e incrementar su participación en el mercado y sus ganancias.

ACTIVIDAD 3 ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

EJEMPLO 2 DE UN SITEMA DE INFORMACIÓN

RASTREO DE PAQUETES DE UPS CON COMPUTADORAS DE PLUMA

Más de 65,000 choferes de UPS están usando computadoras de pluma y portátiles telecomunicaciones para mejorar la exactitud de sus registros de entrada de paquetes y aumentar su eficiencia al llevar los registros, lo que elimina el papeleo. Cada computadora tiene un teclado, un escáner de código de barras infrarrojo, una pequeña pantalla de despliegue de cristal líquido y un PAD electrónico para capturar las firmas de los clientes. Cuando se entrega un paquete, el chofer ingresa la información de entrega por medio del teclado a una computadora en las oficinas centrales de UPS, utilizando una red de telecomunicaciones. Los clientes están equipados con software que les permite tener acceso electrónico a la base de datos corporativa de UPS a través de Internet y determinar dónde están sus paquetes. De manera alternativa, el cliente puede llamar a un representante de cliente de UPS, quien accesará a la base de datos y le dará la respuesta en algunos segundos.

· Sistema de rastreo de paquetes electrónico de UPS:

1. El chofer de UPS captura los datos en una terminal de mano cuando entrega el paquete.
2. Los datos provenientes de la terminal se ingresan en la microcomputadora en el centro de distribución.
3. Los datos se reenvían a la mainframe de Paramus N.J.
4. Los representantes del servicio al cliente locales y remotos pueden tener acceso a las bases de datos centrales para rastrear la ubicación de un paquete, a petición del cliente.

ACTIVIDAD 3 ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Describa un ejemplo de Sistema de Información y sus cuatro actividades básicas y los elementos que las componen.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

1. ENTRADA DE INFORMACIÓN: Es el ingreso de los datos en el sistema de información.
2. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN: Es una de las capacidades más importantes de la computadora ya que permite al sistema recordar la información guardada en la sesión anterior.
3. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN: Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
4. SALIDA DE INFORMACIÓN: Es la capacidad del sistema de información para convertir la información procesada o los datos de entrada en información para el exterior.

* EJEMPLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE UNA NÓMINA

1. ENTRADA DE INFORMACIÓN
En un sistema diseñado para la producción de cheques de pago, por ejemplo, la tarjeta de registro de llegada y salida de cada empleado sería la entrada inicial.

2. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN
Mantener el registro de todas las horas trabajadas por cada empleado durante la semana, quincena o mes (dependiendo de cómo se realice el pago) en la base de datos. Un método común de organizar los datos almacenados en los sistemas de información es a través de campos (nombre del empleado), registros (nombre del empleado, número de seguridad social, departamento y salario), archivos (Nómina) y bases de datos (Archivos de nómina, conductas del personal y las habilidades de cada empleado).

3. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN
El número de horas trabajadas por cada empleado debe convertirse en un pago neto (cálculo del pago de los empleados, impuestos y otras deducciones de la nómina), compararse, distribuirse, clasificarse y resumirse.

4. SALIDA DE INFORMACIÓN
Cheques de pago de los empleados, reportes dirigidos a administradores y la información que debe suministrarse a accionistas, bancos, organismos gubernamentales y otros grupos.

ACTIVIDAD 2 DIMENSIONES DE LA INFORMACIÓN

DIMENSIONES DE LA INFORMACIÓN

DIMENSIÓN DE TIEMPO

La información contable debe ser:

· Oportuna, para que llegue a tiempo a manos del usuario para que pueda utilizarla y tomar decisiones a tiempo y lograr así sus objetivos, fines o metas.
· Periódica, los estados contables básicos además de elaborarse de acuerdo a normas establecidas, deben presentarse a los usuarios en forma periódica observando el cumplimiento de determinados períodos de tiempo fijados de acuerdo a las necesidades establecidas para cada caso en particular.

DIMENSIÓN DE CONTENIDO

La información contable debe ser:

· Relevante, consiste en seleccionar los elementos de la información que permitan al usuario captar el mensaje y operar con base en ella para lograr sus fines particulares.
· Objetiva, implica que las reglas bajo las cuales fue generada la información contable no ha sido deliberadamente distorsionada y que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.
· Útil, debe representar un valor para quien la recibe o la utiliza, le debe proporcionar conocimientos que le resulten beneficiosos para una oportuna toma de decisiones.
· Confiable, debe tener un alto grado de confiabilidad y reflejar con exactitud los aspectos o las operaciones que se quiere hacer saber, de lo contrario puede conducir a tomar decisiones desacertadas.
· Interna; se prepara para los que toman decisiones desde dentro de la empresa, la frecuencia va a depender de la necesidad. Cada empresa tiene información diferente y diferentes maneras de presentarla
· Externa; son los llamados Estados Contables, los cuales se preparan una vez al año y se presentan a terceros, usuarios que toman decisiones desde fuera de la empresa como los proveedores.

DIMENSIÓN DE FORMA

La información contable debe ser:

· Clara, debe elaborarse y presentarse de manera tal que su contenido pueda ser fácilmente interpretado por parte de quienes la reciben
· Comparativa, debe tener la posibilidad de confrontarla y relacionarla con:
a)Información de otros entes
b)Información del mismo ente a otras fecha
· Comprensible, el mensaje sea correctamente comunicado para facilitar su entendimiento por parte de los usuarios.

ACTIVIDAD 2 DATO-INFORMACIÓN-CONOCIMIENTO

Identifique en un Sistema Contable los conceptos de dato, información y conocimiento, así como las tres dimensiones.

El Sistema Contable se ocupa de obtener, procesar y analizar datos para brindar información acerca de la composición, evaluación y cambios en el patrimonio.

• DATOS

El procesamiento de datos abarca varios aspectos: el reconocimiento y clasificación de los comprobantes; la identificación de las cuentas a intervenir; el registro, que provoca cambios en el patrimonio y por lo tanto implica cálculos y por último el almacenamiento en libros contables. La
posterior preparación de informes es fundamental a la hora de tomar decisiones tanto para los administradores de la organización como para terceros de la misma.

El registro de la actividad financiera se debe llevar en un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.

• INFORMACIÓN

La clasificación de la información se debe llevar en un registro completo de todas las actividades comerciales que implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías.

La información sintetizada en estados contables es indispensable tanto para quienes administran las organizaciones como para terceros relacionados con ellas y se ha transformado en una herramienta fundamental a la hora de tomar decisiones. Una actitud ética en la obtención y manejo de la información como así también una adecuada valoración de los datos será oportuna a los efectos de su utilización crítica.

• CONOCIMIENTO

El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.

ACTIVIDAD 1 EJEMPLO DE UN SISTEMA

Un sistema es un mecanismo para generar información, está conformado por entradas, proceso y salidas; algunos autores incluyen la meta como parte del sistema, ya que este hace mención del objetivo que realmente se desea alcanzar. A continuación les presento un ejemplo de sistema llevado a cabo en el campo cinematográfico.

SISTEMA EN EL CINE